Что такое задачи
Общий список работы команды — где он живёт, из чего состоит задача и кто что может менять.
Задача — это одна работа, которую кто-то должен сделать: сменить бельё в 204, починить светильник у бассейна, перезвонить гостю по поводу позднего выезда. У неё есть название, исполнитель, срок и статус, и она остаётся на виду у всех, кто работает на этом объекте, пока не будет закрыта.
В этом весь смысл модуля. Работа, которая живёт в сообщении или в чьей-то голове, не передаётся в конце смены; работа, которая живёт в задаче, находится, переназначается и считается.
Где это находится
Задачи — в боковом меню, в разделе Командный раздел. Страница открывается на списке задач, а остальное лежит в четырёх разделах сверху:
| Раздел | Что там |
|---|---|
| Задачи | Список собственно работы — всё остальное начинается отсюда. |
| Теги | Метки, которые вы ставите на задачи, и где их создают. |
| Повторяющиеся задачи | Расписания, которые создают задачи за вас, снова и снова. |
| Шаблоны | Заготовки, которые переиспользуют, в двух подразделах: Шаблоны чеклистов и Шаблоны задач. |
Если пункта Задачи в меню нет вообще — модуль выключен для вашего рабочего пространства. Напишите на support@serviata.ru, укажите пространство и попросите его включить.
Из чего состоит задача
Пять вещей делают основную работу, и с ними стоит познакомиться до того, как создавать первую:
- Статус — до чего дошло дело: Новая, Принята, В работе, Приостановлена, Выполнена, Отменена. Менять его может любой, кто видит задачу, прямо из списка.
- Приоритет — Критический, Высокий, Нормальный или Низкий. В списке это цветной флажок, так что критичную работу видно, не читая ни слова.
- Срок — когда работа должна быть закончена. После этой даты незакрытая задача помечается красным словом Просрочено.
- Исполнители — люди (или группы), которые её делают.
- Объект — к какому отелю относится работа.
У каждой задачи есть номер — короткий # рядом со статусом. Это то, чем задачу называют вслух,
не пересказывая название.
Задачи объекта и задачи рабочего пространства
Каждая задача принадлежит либо объекту, либо всему рабочему пространству, и выбирается это при создании. Это не украшение: от этого зависит, кто вообще видит задачу. Задачу лиссабонского отеля видят те, кто работает в Лиссабоне; задача пространства — для работы, не привязанной к одному зданию: договор с поставщиком, общее для компании объявление.
Это же деление проходит через весь модуль. Теги, расписания и список людей, которых можно назначить, предлагаются по объекту — так что лиссабонская задача назначается лиссабонским сотрудникам и помечается лиссабонскими тегами.
Сначала объект
Во всех формах здесь поле объекта идёт первым, а остальная форма заполняется уже из него — исполнители, наблюдатели и теги ждут его. Если в пространстве всего один объект, он подставляется сам, а поле блокируется.
Кто что может менять
Доступ к задачам приходит с ролями человека, по объектам, и модуль «Задачи» предлагает такие права — о них стоит знать заранее, собирая роль:
| Право | Что позволяет |
|---|---|
| Видит задачи | Открывать список и читать любую задачу, теги, чек-листы, шаблоны и повторяющиеся задачи. |
| Создаёт задачи и работает со своими | Создавать задачи; в назначенных на себя — менять статус, теги и отметки в чек-листе, комментировать и прикреплять файлы. |
| Редактирует любые задачи | Менять название, исполнителей, наблюдателей, срок, приоритет и описание любой задачи. |
| Удаляет задачи | Удалять задачу. Отмечено как чувствительное. |
| Управляет тегами, Управляет шаблонами чек-листов, Управляет шаблонами задач, Управляет повторяющимися задачами | Создавать, изменять и удалять соответствующее. |
Готовые роли проводят границу там же, где большинство команд: Хаускипинг и Ресепшн держат первые два права — делают работу и отчитываются о ней, — а Управляющий отелем держит все и решает, в чём эта работа состоит. Горничная отмечает номер убранным и добавляет фото, супервайзер решает, кто и к какому времени его убирает. Поля, которые человек менять не может, показываются ему неактивными, а не прячутся, — задачу все читают одинаково.
Что дальше
- Первая задача — создать, назначить, закрыть.
- Список задач — как найти одну задачу среди сотни.
- Вкладки — фильтры и сортировка, которые нужны каждую смену, в один клик.
- Экспорт задач — список, который вы видите, в виде таблицы.
- Повторяющиеся задачи — то, что и так приходится делать каждый день.
- Шаблоны задач — работа, которую заводят достаточно часто, чтобы расписать её один раз.
- Задачи в телефоне — тот же список для тех, кто работу делает, а не распределяет.
- Чаты — где команда обсуждает работу и где из сообщения получается задача.